Montreal 401 - Our FIRST Webinar

Here’s a small hint of the behind the scenes to the realization of the Montreal section’s first-ever webinar on April 29, 2020. You can read about the webinar event in the article by Amine Djeffal. Bottom line, Ray Dyer and I produced the first ever Montreal Section Webinar which brought 21 members virtually to the “Food Fraud” event presented by Deborah Esplin.
f8a452ecb40a3a4c56d87108a3f225ce-huge-weThe use of the webinar format was actually brought to the Leadership Team (LT) by the late Eric Stern about three or four years back. He felt that we should be able to give all members an opportunity to participate in our events even if they could not physically attend. Well these days, the technology has greatly evolved and thanks (?) to the COVID-19 confinement rules as well as to ASQ’s business strategies, we have now had this golden opportunity to come into your homes and offices. So, to Eric, thanks for this challenge.
I accepted it at our last “physical” LT meeting. Originally, we had planned to do a live broadcast of the planned panel discussion on “Women in Quality”. But, when travel restrictions came into force, the Leadership Team felt we could not handle such a complex undertaking – four sites plus the moderator and the controls – and in a relatively short time frame. As we shuffled our schedule to find alternatives, Deborah Esplin agreed to do a virtual presentation (webinar). With this GO in the pocket, research started and we eventually delivered an almost bug-free nearly two-hour virtual meeting. We will have to ensure that our log-in instructions include how to turn on the attendee’s audio and visual parameters.
I won’t go into all the details of my learning curve but, it was both a tall order and a challenge which I loved taking on. A few months ago, ASQ HQ created a Cisco Webex account from which we decided to work. I did hesitate a bit because I wasn’t sure my tablet computer could handle all this and also because there was so much research to do on how best to realize it. There are many options and parameters to learn and chose from. But, after many hours of reading, You-Tubing, testing and virtual meetings later, we were able to put together a number of work instructions. This will guide us and the next webinar leader to produce our next virtual event in French, “La gestion des risques et mesures d'urgence dans le système de santé au Québec”, presented by Julie Savage-Fournier. It is planned for 27 May 2020.

I hope that you can attend…. Virtually.
By JP Amiel, Senior Member and ASQ CQA.
Voici un petit aperçu des coulisses de la réalisation du tout premier webinaire de la section montréalaise du 29 avril 2020. Vous pouvez lire l’article d’Amine Djeffal sur le webinaire. En fin de compte, Ray Dyer et moi-même avons produit le tout premier webinaire de la section de Montréal qui a permis à 21 membres de participer virtuellement à l’événement « La fraude alimentaire » présenté par Deborah Esplin.
Il y a environ trois ou quatre ans, le feu Eric Stern, a proposé à l’équipe de direction (LT) le format du webinaire. Il estimait que nous devrions être en mesure de donner à tous les membres l’occasion de participer à nos activités même s’ils ne pouvaient pas y assister physiquement. Eh bien ces jours-ci, la technologie a beaucoup évolué et grâce (?) aux règles de confinement du COVID-19 ainsi qu’aux stratégies commerciales d’ASQ, nous avons maintenant eu cette occasion en or de venir dans vos maisons et bureaux. Merci à Eric pour ce défi.
Je l’ai accepté lors de notre dernière réunion « physique » du LT. À l’origine, nous avions prévu faire une diffusion en direct de la table ronde prévue sur « Les femmes dans la qualité ». Cependant, lorsque les restrictions de voyage sont entrées en vigueur, la LT a estimé que nous ne pouvions pas gérer une entreprise aussi complexe – quatre sites plus le modérateur et sa gestion, et dans un délai relativement court. Lorsque nous avons remanié notre horaire pour trouver des solutions de rechange, Deborah Esplin a accepté de faire une présentation virtuelle (webinaire). Avec ce GO dans la poche, la recherche a commencé et nous avons finalement pu livrer une réunion virtuelle de près de deux heures presque sans bogue. Nous devrons nous assurer que nos instructions d’ouverture de session indiquent comment activer les paramètres audio et visuels du participant.
Je ne vais pas entrer dans tous les détails de ma courbe d’apprentissage, mais, c’était à la fois un grand défi et un que j’ai aimé relever. Il y a quelques mois, le siège social d’ASQ a créé un compte Cisco Webex à partir duquel nous avons décidé de travailler. J’ai hésité un peu parce que je n’étais pas sûr que mon ordinateur tablette pourrait gérer tout cela et aussi parce qu’il y avait tellement de recherches à faire sur la meilleure façon de le réaliser.
Il y a beaucoup d’options et de paramètres à apprendre et à choisir. Mais, après de nombreuses heures de lecture, de You-Tubing, de tests et de réunions virtuelles plus tard, nous avons pu mettre en place un certain nombre d’instructions de travail. Cela nous guidera, ainsi que le prochain animateur du webinaire, pour produire notre prochain événement virtuel en français, « La gestion des risques et mesures d’urgence dans le système de santé au Québec », présenté par Julie Savage-Fournier. Il est prévu le 27 mai 2020.

J’espère que vous pourrez y assister… Virtuellement.
Par JP Amiel, membre Senior et ASQ CQA.

 
Posted by Jean-Pierre Amiel on May 3, 2020 2:14 PM America/Chicago

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